Assistante Administrative et Facility Manager
Since our founding, IDEMIA has been on a mission to unlock the world and make it safer through our cutting-edge identity technologies. Our technology leadership makes us the partner of choice for hundreds of governments and thousands of enterprises in over 180 countries, including some of the biggest and most influential brands in the world. In applying our unique expertise in biometrics and cryptography, we enable our clients to unlock simpler and safer ways to pay, connect, access, identify, travel and protect public places – at scale and in total security.
Our teams work from 5 continents and speak 100+ different languages. We strongly believe that our diversity is a key driver of innovation and performance.
Purpose
🔹 Missions principales :
L’Assistante Administrative & Facility Manager joue un rôle clé dans le bon fonctionnement du bureau et le support administratif des équipes.
Key Missions
Ses missions incluent :
- Gestion administrative :
- Gestion des commandes (préparation des bons de commandes)
- Gestion des importations/exportations (autorisations, relation avec la douane, ANRT, requêtes Portnet..)
- Organisation et suivi des documents administratifs (contrats, factures, notes de frais, etc.)
- Interface avec les prestataires et fournisseurs externes (opérateur télecom…)
- Relation avec la comptabilité
- Facility Management :
- Veiller au bon fonctionnement et à l’entretien des locaux
- Gestion de la relation avec Casanearshore
- Elaborer et suivre les contrats de maintenance du site
- Assurer une bonne gestion des stocks de fournitures et des équipements
- Gestion des prestataires (accueil, sécurité, service d’entretien, coursier).
- Contribuer à une ambiance de travail agréable et efficace
- Support aux équipes :
- Organisation des déplacements (support aux réservations de voyages, hôtels, transports)
- Support administratif pour les nouveaux collaborateurs
- Participation à l’organisation des formations externes, réunions et événements.
- Collecte et fourniture de KPIs CSR
Profile & Other Information
Profil recherché :
- Expérience : 3 à 6 ans d’expérience en assistanat administratif ou office/facility management
- Formation : Bac+2/3 en gestion administrative, management ou équivalent
- Compétences :
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
- Bonne capacité d’organisation et de gestion des priorités
- Excellentes compétences relationnelles, bonne présentation et sens du service
- Capacité à travailler en autonomie et à gérer plusieurs tâches simultanément
- Langues : Français et anglais courant
By choosing to work at IDEMIA, you will join a unique tech company, offering a wide range of growth opportunities. You will contribute to a safer world, collaborating with an international and global community. We value the diversity of our teams and welcome people from all walks of life, regardless of how they look, where they come from, who they love, or what they think.
We deliver cutting edge, future proof innovation that reach the highest technological standards and we’re transforming, fast, to stay a leader in a world that’s changing fast, too.
At IDEMIA, people can develop their expertise and feel a sense of ownership and empowerment, in a global environment, as part of a company with the ambition and the ability to change the world.
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