International Mobility Assistant
Since our founding, IDEMIA has been on a mission to unlock the world and make it safer through our cutting-edge identity technologies. Our technology leadership makes us the partner of choice for hundreds of governments and thousands of enterprises in over 180 countries, including some of the biggest and most influential brands in the world. In applying our unique expertise in biometrics and cryptography, we enable our clients to unlock simpler and safer ways to pay, connect, access, identify, travel and protect public places – at scale and in total security.
Our teams work from 5 continents and speak 100+ different languages. We strongly believe that our diversity is a key driver of innovation and performance.
Purpose
Nous sommes actuellement à la recherche d’un(e) Assistant(e) Mobilité Internationale & Assistant(e) DRH – CDI
En tant que membre de notre équipe Mobilité Internationale, vous serez encadré par la Responsable mobilité internationale. Au sein du département, tous les types de mobilité internationale sont gérés : V.I.E, transfert permanent, missions de courte et longue durée, commuting… En plus de la dimension Mobilité Internationale, vous assisterez le DRH (CPO - Chief People Officer)
Key Missions
En tant que membre de notre équipe Mobilité Internationale, vous serez encadré par la Responsable mobilité internationale. Au sein du département, tous les types de mobilité internationale sont gérés : V.I.E, transfert permanent, missions de courte et longue durée, commuting… Vous serez en support de l’équipe Mobilité Internationale sur plusieurs sujets liés à la gestion de la mobilité internationale:
Support dans la gestion des dossiers de mobilité internationale :
• Formalisation des différents schémas de Mobilité Internationale : rédaction de documents administratifs : avenant de mission, extension…
• Affiliation des collaborateurs aux différents avantages sociaux internationaux (retraite internationale, complémentaires santé…).
• Coordination avec les prestataires externes dans la gestion des déménagements des expatriés.
• Coordination avec les équipes paie/admin dans la gestion de l’impôt de nos collaborateurs internationaux et sa formalisation auprès des autorités administratives.
Participer dans la gestion des exercices annuels, notamment dans la gestion, en autonomie, de la campagne fiscale annuelle de nos collaborateurs en mobilité internationale, en lien avec notre prestataire externe fiscal et les équipes internes.
Gestion des coûts liés à la MI :
• Gestion de la facturation mensuelle, trimestrielle et annuelle en lien avec nos prestataires externes. Ainsi que la coordination de la refacturation des coûts en interne – instruction auprès des équipes comptabilité/finance.
• Mise à jour des process interne en proposant de nouvelles solutions de reporting et de simplification des process actuels.
• Gestion du paiement des contributions sociales internationale (retraite, complémentaire santé…) en lien avec les équipes internes et les différents prestaires externes.
En plus de la dimension Mobilité Internationale, vous assisterez le DRH (CPO - Chief People Officer) :
• Aider le CPO à gérer son agenda (réservation de rendez-vous, lieux de réunion, organisation de conférences ou autres exigences logistiques).
• Assister le CPO dans la réservation des voyages, la gestion des dépenses et d'autres tâches administratives de direction.
• Assister aux réunions, le cas échéant, pour rédiger les procès-verbaux.
• Soutenir d'autres activités liées au CPO selon les besoins (par exemple, organiser des réunions d'équipe, des déjeuners d'affaires).
• Collaborer avec l'organisation des ressources humaines pour coordonner, le cas échéant, la logistique des réunions de consultation officielles.
Profile & Other Information
Pour réussir dans ces missions, vous aurez besoin des compétences suivantes [ou: expérience]:
- Forte orientation vers le service client,
- Excellentes compétences en communication et coordination avec différents acteurs en interne et externe (managers, salariés, RH, prestataires, organismes et institutions), autour des actions décidées et veiller à leur bon déroulement,
- Avoir un esprit d’équipe et être capable de travailler avec des équipes multiculturelles,
- Travailler en autonomie et adaptabilité,
- Vous êtes à l’aise pour travailler sur différents sujets en même temps, vous faites preuve de rigueur et d’organisation : grande attention aux détails, suivi et orientation vers les solutions,
- Vous maitrisez l’anglais à l’oral et à l’écrit, mais aussi les outils bureautiques (pack Office – particulièrement Excel et Word).
En plus de ses capacités techniques, le candidat idéal doit se reconnaître dans les valeurs de notre communauté : chez IDEMIA, nous sommes curieux, fiables, attentifs, audacieux et solidaires. Nous recherchons des personnes qui sont :
- Volonté de s’investir, d’apprendre en permanence et de développer ses compétences,
- Grande réactivité dans la gestion des dossiers,
- Disponibles et dynamiques.
By choosing to work at IDEMIA, you will join a unique tech company, offering a wide range of growth opportunities. You will contribute to a safer world, collaborating with an international and global community. We value the diversity of our teams and welcome people from all walks of life, regardless of how they look, where they come from, who they love, or what they think.
We deliver cutting edge, future proof innovation that reach the highest technological standards and we’re transforming, fast, to stay a leader in a world that’s changing fast, too.
At IDEMIA, people can develop their expertise and feel a sense of ownership and empowerment, in a global environment, as part of a company with the ambition and the ability to change the world.
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